Как привлекать спонсоров на игры?

Вместо предисловия…

Спонсор, кто это и где он обитает?

Если вы думаете, что спонсор — это такой мифический образ доброго дяденьки, который готов вам просто так дать денег / призов / популярности, то вы ошибаетесь.
Договоренность со спонсором это всегда бартер: он вам плюшки, а вы ему нечто взамен. В 99 процентов случаев это реклама. Деньги, которые выделяет на призы и подарки та, или иная компания берутся из статьи расходов — «PR».

В этой статье мы с вами рассмотрим:

что нужно сделать прежде чем искать спонсоров
где его искать
как привлечь,
к чему быть готовыми

На чем срубаются организаторы на первых порах?

Представим разговор организатора DozoR или Encounter:

— Здрасьте, мы креативная группа, мы тут, ух хотим промо игру провести, ну прям Ащееее! Дайте призов?
— А что вы предлагаете?
— Ну мы призы раздадим игрокам и скажем им, что вы клевые.
— А сколько у вас игроков?
— Ну, человек 70-100 соберём!
— До свидания.

Что пошло не так? Соотношение бартера не равно… Что им ваши 100 человек? Охват в 1000 человек ваш потенциальный спонсор получит в том же “Вконтакте” за символическую плату промотирования поста в 100 рублей.

Окей…

Что сделать перед тем, как отправится на встречу со спонсором?

Прежде всего вам необходимо трезво оценить нужен ли вам вообще спонсор? Что вы от него хотите? Сколько денег вам надо?
Спланируйте бюджет и распишите призовые места, и прикиньте максимальную сумму за каждое победное место в городском квесте.
На одном из мероприятий мы планировали примерно так (взято из спонсорского предложения):

Если вы приступаете к планированию мероприятия не посчитав ваши потребности, почти гарантированно потерпите провал, потому что цель вы не поставили.

Посчитали? Не переживайте еще 100 раз откорректируете))

Обязательно составьте портрет той аудитории, с которой потенциальный спонсор будет взаимодействовать. Если вы двигаете автоквесты, то возьмите тут готовый портрет.

Идем дальше

А теперь помните говорили про бартер? Вам надо свое мероприятие продать как рекламный продукт.

Берём ручку, листочек и пишем что у нас есть?

группы в соцсетях (готовьтесь показать охваты, количество подписчиков, вовлеченность и потенциальную цифру возможных переходов на сайт спонсора)
возможность размещения баннера на сайте (будьте готовы подкрепить статистикой посещений, показать ядро аудитории, гео и таргеты),
список инфопартнеров (СМИ), которые напишут о вашем мероприятии (о них ниже поговорим, они называются «инфоспонсоры»)

В общем, прикиньте где будут собираться люди или как контактировать с вашим мероприятием.

Самое лучшее, на что реагируют спонсоры — это на охваты аудитории, присутствие на мероприятии журналистов и медийных лиц.

Например, у нас в конкретном мероприятии это выглядело так:

Все прикинули — создаем презентационные материалы

Теперь все, что вы до этого писали надо грамотно и красиво завернуть — обертка продает.
Люди, которые приходят к потенциальным спонсорам и объясняют на пальцах, что за мероприятие они делают и, что “примерно” получит взамен тот, кто запартнерится — чаще слышат “нет”, чем те, кто может наглядно все показать.

Что надо бы оформить:

Спонсорское предложение. 2-3 листа содержащих тезисно ответы на вопросы: что, где , когда, кто проводит, аудитория мероприятия, возможности для партнеров, бюджет мероприятия и контактные данные.

Демонстрационные материалы: печатным буклеты о мероприятии с картинками , видеоролики (не забудьте их залить на ютуб, чтобы показать моментально, если спросят)

Дополнительные фишки, придающие вес вашему мероприятию в глазах потенциальных спонсоров

Следующие нюансы неплохо влияют на подачу вашего спонсорского предложения в плане солидности:

проведение мероприятия в рамках регионального плана по развитию чего-либо при поддержке, ну, например Министерства образования или Молодежной политики, или Спорта. Это не так сложно, как кажется, особенно когда вам от них по большому счету ничего не требуется (лучше не просите, дадут мало, а гемора много). Все счастливы — к вам все становятся чуть более лояльны, а они ставят галочку себе в отчетах за взаимодействие.
присутствие на мероприятии медийной личности или знаковой фигуры, за которой ходят журналисты. Поистине социальные связи порой поражают своими возможностями, чем черт не шутит? Отправьте приглашение, попробуйте кого-то позвать — максимум что случится — это не получится, но может и получиться;)
профессионально подготовленные и оформленные дизайнером спонсорские предложения и презентационные материалы (видеоролики, фотоальбомы, презентации и т.д.)

Следующий этап: где искать потенциальных спонсоров?

Отталкиваемся от бюджета, который вы посчитали в самом начале и от нашей игровой сферы. Если вы запланировали за первое место приз эквивалентный по стоимости 50 000, то ищите соответствующего уровня компанию. Врят ли массажный салон даст что-то большее, чем подарочные сертификаты или скидки (но чем не подарки для третьего места?).

Ну а вообще вы можете найти 5 спонсоров на первое место по 10 000 или 10 кампаний по 5000. При отказе кого-то у вас остаются другие.

К каким-то компаниям (например уровня «Газпром») обращайтесь точечно готовя под них персональные презентации и точечные предложения.

Стоит обратить внимание на:

все экстремальное: центры водительского мастерства, картинги, страйкбольные-пейнтбольные клубы и лазертаги, центры виртуальной реальности, скалодромы и т.д.
все спортивное и то, что себя так позиционирует: производители энергетиков, магазины спорттоваров, тренажерные залы и спортивные центры, тиры и т.д.
все тусовочное: кальянные, бары, кафешки, пиццерии, боулинги, кинотеатры и т.д.

Как привлечь спонсора?

Быть убедительным и последовательным при проведении переговоров. Сможете убедить используя весь арсенал презентационных материалов и вашего красноречия — получите спонсора.

Не просите денег — с деньгами расстаются крайне неохотно. Договаривайтесь получить что-то взамен: подарки, печать раздаточного материала, аппаратуру, сцену и т.д.
Также, спонсор может оплатить по счету часть ваших расходов, если у них так заложено в уставе (например типографская печать и т.д).

Когда потенциальный спонсор видит, что его не хотят развести на бабки, и получит деньги наличкой, а вам действительно нужно получить конкретный результат он чаще всего соглашается.

К чему быть готовым?

Будьте готовы предоставить отчет вашим спонсорам — фотографии и видеоролики, ссылки на упоминание мероприятие и т.д. Зависит от того на что вы договаривались.

Обещали 1000 человек зрителей и флаги спонсора на брифинге — сделайте фотографии подтверждающие, что они там были. Обещали мэра на открытии — будьте любезны.

Сохраняйте чеки, ведите учет, считайте и документируйте каждый шаг.

В общем за все обещанное с вас спросят так что трезво подходите к своим возможностям.

Отдельно давайте поговорим про информационных спонсоров

Инфоспонсор — это тот, кто делится с вами своей аудиторией. Это: информационные порталы, официальные СМИ, блоггеры и т.д. Что им интересно? Получить эксклюзив для своих читателей, какую-то уникальную информацию для своих подписчиков и посетителей.

Очень часто, если у вас с потенциальным инфоспонсором одна аудитория — они сами выйдут на вас и попросят аккредитации.

Чтобы на вас вышли и опубликовали ваши промо материалы соберите все контактные данные всех самых популярных информационных сервисов в регионе — чем больше, тем лучше.

А затем напишите кратко и красиво аннотацию вашего мероприятия. Разошлите пресс-релиз и не забудьте о красивых фотографиях. Процентов 10-20, что вас опубликуют.

Прошло мероприятие, все свободны?

Конечно же нет, надо доигрывать информационный шум, если вам его удалось создать и ОБЯЗАТЕЛЬНО надо проехаться по всем спонсорам и поблагодарить за вклад, а еще лучше преподнести благодарственное письмо или какой-то сувенир, напоминающий о вас.

Мелочь, а шанс, что спонсор станет постоянным возрастает.

Спонсоры — люди, с ними надо дружить и не обманывать — тогда все получится!